科学收货三大步 - 行业新闻 - 山东罗滨逊物流有限公司

科学收货三大步

2018-05-17

收货是实物库存管理的第一步,同样也是库房工作的开端,每一件库房中的货品都要经过收货环节。这一环节的重要性,就不用多说了。

 

  个人认为,收货这一流程的存在,至少有以下几个作用:

 

  • 库存采购流程的终点:向供应商采购的商品,到收货完成并上架后,才能成为可销售库存;

  • 贴码:现代化库房中,主要依靠条形码(二维码和RFID的应用范围不广)和条形码扫描器(包括有线和无线两种)来管理库存,因此商品上必须有条形码。如果商品本身带有符合要求的条码,记录入数据库后就可以直接使用了,如果商品本身不带条码或者所带条码不合要求,则需要自行生成条码并贴在产品上;

  • 其他处理:除了一般的条形码,一些特殊商品还需要作特殊处理,例如,食品和化妆品都有有效期,需要确认商品在保质期内;电池、油料等属于易燃易爆危险品,需要作特殊标记;成套产品需要先行组套;易泄漏产品、高价值产品需要加密封或者封贴等等。

 

  因此,商品收货一般分为三部分,以下分别说明。

 

 

 

    一、供应商送货时间预约管理

企业规模很大或者做大规模促销时,会有很大的采购量,这也就意味着较多的供应商送货。如果供应商扎堆送货,会导致大量供应商等待很长时间,增加供应商的成本;更重要的是,库房的工作量不平均,导致忙时人力不足,闲时人力闲置;另外,库房对于收货工作量缺少预期,也无法合理安排人员。因此,对供应商的送货时间作出管理是很有必要的。

 

  一般的管理方法是:供应商送货前先联系库房作预约,约定时间送货。在管理送货预约时,需要考虑到三方面的因素:

 

A. 库房收货能力

  库房收货能力受限于人力和设备两大块。会影响收货能力的设备主要包括:收货停车场大小、卸货平台数量、单据打印机数量、标签打印机数量等;而人力这一影响主要在于安排收货人员的数量。整体收货能力受制于人员和设备的短板。

 

B. 供应商送货数量和品类

收货速度也受到供应商所送商品的影响。首先,批量操作时效率较高,所以同一产品,若送货数量较多,则整体的收货效率也较高;其次,形状规则的商品,易于清点,易于贴标签处理,收货的效率也较高;最后,较为简单的商品收货效率也较高,例如手机的收货效率一般要低于电吹风。

 

C. 实物库存数量

  除了前面与收货能力相关的两个因素外,也需要考虑订单是否紧急,衡量标准是剩余可用库存的预期销售天数(简称剩余天数)。剩余天数越小就越紧急,相关的订单越要排到前面。

 

在实际收货过程中,不可能做到完全按预约进行,有些商品的销售数量突然加大,可能需要紧急收货;有的订单虽然当前销售不多,剩余天数较多,但有可能是下一波促销商品,很快就会产生销售高峰;有的时候会出现影响收货效率的意外情况,因此,在管理送货预约时,不要一次性将所有收货能力全部安排掉,而要保留部分机动力量,用于灵活安排。

 

 

 

    二、与供应商的交接

  与供应商交接的过程,也是实物库存转移的过程,一般的做法是将商品的品类、数量清点后,在送货单上签字确认(或者收货方出具收货单)即可。

 

清点商品可以分为逐个清点和点大包两种。逐个清点是最为常用的方式,优点是清点准确,可以当面发现差异,当面解决,但逐个清点的收货效率低,收货时间长,且供应商必须在场。而点大包的方式下,当面交接时仅仅清点送货包裹数量,而不检查包裹内的商品详情,因此收货效率高,但是差错较多。点大包收货的优点除了交接效率高外,优点还在于不需要送货长时间在场。当供应商在外地,而通过货运公司送货时,点大包的方式就特别有用了。

  

点大包收货时,与供应商交接完成后,可以对包裹内的商品再作逐个清点,也可以按照装箱单逐个入库。

 

另外,在收货时除了需要清点商品外,还尤其需要注意商品是否符合销售标准。例如需要查看商品的外包装是否有明显的污渍、破损,有保质的商品还需要查看剩余保质期还有多长时间(一般剩余保质期不得少于保质期长度的2/3)等等。对于不符合销售标签的产品,要当场拒收。而点大包收货时,未能当面发现的不合格产品,需要主动通知供应商,并且按照公司的相关操作流程,或暂存在收货部分,或直接退还给供应商,或直接销毁。

  

    三、收货处理

  收货处理主要分别两块:系统信息录入和实物处理。

 

  系统信息录入即在系统中录入收货的相关信息,包括收货商品的品种、数量、保质期等,对于首次收货的新品,还需要测量其三维尺寸(以外包装为准)、重量、UPC/EAN码等信息。若需要记录商品序列号,则还需要逐个记录。

 

   实物处理就是作一些简单的二次加工,使产品符合销售标准。例如,一本书的上、下册需要捆绑在一起,以共同销售;有些商品(例如硬盘)需要重新装箱,以用于零售;而手机等产品需要在保卡上加盖销售商的印章,这一操作也有时候是放在收货部分完成;更常见的,则是在商品上添加标签,以利于库房内商品的管理和追踪。

 

 

 

  所有货品的条码化管理是在收货处完成的,但各家使用的条码又有所不同,主要分为以下几类:

 

A. 产品编号

产品的名称太过于复杂,因此各家公司都有使用产品编号代表实物。每一家的产品编码都各有特殊,例如京东的产品编码是一个6位的数字,像190926即代表着“百得(BLACK DECKER)CP360 4.8V充电起子”;而当当的产品编码则是一个8位的数字,像20600801即代表着“泡泡剑桥儿童英语故事阅读1”;卓越的产品编码是混合的10位数字字母,像B004JKN17Q即代表着“雀巢纤怡营养谷物早餐200g。将产品编号直接用条形码的形式显示出来,即可方便地表示商品品种,这也是最为简单易行的条码形式。

 

B. UPC/EAN码

   UPC码,即Universal Product Code,通用商品条码,这种条码于1970年由美国超级市场委员会制定,1976年首先在美国和加拿大的超级市场中得到使用。经过30多年的发展,UPC码已经成为了一种广泛使用的标准。UPC码由美国UCC组织管理,每一个UPC码都对应于某一个特定的商品,任何人要使用UPC码,都必须向UCC提出申请。

 

  EAN(European Article Number System)码与UPC码类似,是由欧洲物品编码协会管理。

 

  UPC码和EAN码的优势在于,每一个编码都对应于一种产品,该码一般会直接印刷在产品的销售包装上,不需要再次贴码操作,可以节省贴码的操作环节,提高收货效率。

 

C. 序列号(Serial Number)

如果说UPC码和EAN码,是一个编码对应于某一个产品编码,所有这一产品都共享一个编码,那序列号(SN)则是一个编码对应于一个单件(Unit)。序列号一般也是由商家制定的,用于监控和管理每一个商品的流向,一般用于较为贵重商品,例如手机、电视、数码相机等,而小家电(例如电水壶)、家居用品(例如床单)则没有厂家的序列号。

 

  手机中广泛使用的IMEI号就是一种极为典型的序列号。IMEI号是一个15位的数字串,每一只手机在出厂时,都被赋予一个独一无二的号码,即IMEI号。IMEI号从厂家生产、销售商销售、电信运营商使用、服务点售后时者会记录。

 

D. 销售企业自己生成的Serial Number

  有的时候,商品需要用序列号管理,而商品上没有厂家制定的序列号,而有的时候厂家生成的序列号有重复(SONY、松下产品中常见),这时候就需要销售企业自行生成新的序列号。销售商生成的序列号只能用于自身流程中的监控,无法扩大使用范围。

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